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DMS – Die Alternative zu chaotischen Dateiordnern

Das Dokumentmanagement-System, kurz DMS, bietet eine hervorragende Alternative zu chaotischen Dateiordnern

Dokumentenmanagement-System

Wer kennt es nicht: Heruntergeladene oder erstellte Dateien werden schnell einfach irgendwo auf dem Computer gespeichert.

Sucht man die Datei später wieder, ist sie nirgends auffindbar und es geht jede Menge Zeit verloren, bis man sie endlich wiedergefunden hat.

Ein Dokumentmanagement-System (DMS) hilft dabei, Dateien nicht nur schneller auffindbar zu machen, sondern auch übersichtlicher zu ordnen.

Damit ist das System ein Teil des KVP Managements, das durch stetige Verbesserungen verschiedener Abläufe die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen stärkt.

Die Aufgabe eines Dokumentmanagement-Systems ist es, wie der Name schon sagt, Dokumente zu verwalten: Von ihrer Erstellung über sämtliche Änderungen bis zu ihrer Archivierung.

Damit werden Geschäftsprozesse im Unternehmen unterstützt, vereinfacht und optimiert.

Während beim gewöhnlichen Speichervorgang nur Dateinamen und -endung, sowie Größe und Änderungsdatum gespeichert werden, bietet eine DMS Software weitere wertvolle Felder.

Sie ermöglichen beispielsweise die Eintragung von Metadaten, Versionierung, Auftrags- und Kundennummern oder Check-in und Check-Out.

So bearbeitete Dokumente sind leichter auffindbar, weil sie mehr Informationen enthalten als beim gewöhnlichen Speichervorgang auf einem Dateiserver.

Darüber hinaus bietet ein DMS auch visualisierte Ordnerstrukturen, was die Suche auch optisch vereinfacht.

Kontinuierliche Optimierung durch DMS

DMS-Systeme sind im kontinuierlichen Verbesserungsprozess integriert und sind eine der Kernfunktionen von Enterprise Content Management-Systemen (ECM).

Aufgabe dieser Systeme ist es, unstrukturierte Informationen zusammenzuführen.

Das geschieht durch mehrere Techniken und Komponenten, wie Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Ausgabe.

Der Zugriff auf die sogenannten ECM-Systeme erfolgt für alle Zugriffsberechtigten einer Organisation je nach Berechtigung im Lese- oder Bearbeitungsmodus (Enterprise) auf sämtliche, beliebige elektronische Inhalte (Content) um Systeme zu verwalten, zu verarbeiten und zu kontrollieren (Management).

Vorteile eines Dokumentenmanagement-Systems

  • Schneller und unternehmensweiter Zugriff auf Informationen
  • Suchzeiten werden minimiert
  • Doppelte Datenbestände werden z.B. durch Versionsmanagement und Check-in und Check-out verhindert
  • Transparenz durch kontinuierliche Nachvollziehbarkeit sämtlicher Bearbeitungsschritte von Dokumenten und Akten
  • Vermeiden von ungewünschten Überschreibungen

Ein DMS ermöglicht so die kollaborative Bearbeitung von Dokumenten.

Dabei können Mitarbeiter sich gegenseitig auch Kommentare, Hinweise, Notizen oder Anmerkungen hinterlassen und die Gemeinschaftsarbeit damit wesentlich erleichtern.

Dies führt nicht nur zu einer angenehmeren Dokumentenbearbeitung, sondern auch zu einer Beschleunigung des gesamten Bearbeitungsprozesses.

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Voller Informationszugriff, Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch DMS

Um relevante Informationen schnell und zielsicher aufzufinden, stellen moderne Dokumentenmanagement-Systeme vielfältige Recherchemöglichkeiten zur Verfügung.

Durch die Einbindung von Volltext- und Indexrecherche werden Suchzeiten gravierend verringert.

Das ermöglicht es den Bearbeitern die relevanten Dokumente nicht nur kontextbezogen, sondern auch schnell zu finden.

DMS werden in verschiedenen ECM-Systemen durch deren leistungsstarke Funktionen erweitert, was für eine lückenlose Nachvollziehbarkeit bei einer Dokumentenbearbeitung durch mehrere Mitarbeiter sorgt.

Eine Protokollierung ermöglicht dabei das Nachverfolgen sämtlicher Bearbeitungsschritte.

So kann im Nachhinein eine lückenlose Aufklärung erfolgen, welcher Mitarbeiter wann welche Änderung an einem bestimmten Dokument vorgenommen hat, beziehungsweise wer es wann gelöscht hat.

Darüber hinaus bieten solche Systeme die Möglichkeit einer Abonnementfunktion: Sie informieren automatisch alle Beteiligten über Änderungen an „ihrem“ Dokument.

Auch dieser Prozess unterstützt die Transparenz und Durchlaufzeiten werden so wesentlich reduziert.

Fazit

DMS: Schluss mit dem Dokumenten-Chaos!

Mit dem Einsatz eines DMS werden also nicht nur chaotische Ordner und -strukturen vermieden, sondern auch sämtliche unternehmensinterne Prozesse, Dokumentenbearbeitung und -verwaltung verbessert und vereinfacht. Im Sinne des KVP-Managements also eine lohnenswerte Investition.

Konntest du bereits positive Erfahrungen mit einem Dokumentmanagement-System, kurz DMS, sammeln? Ich freue mich über deinen Kommentar.

Über GodLikeNews

Hey, mein Name ist José, ich bin 26 Jahre jung, wohne in der Kulturstadt Weimar und bin Betreiber des Multi-Themen-Blog's GodLikeNews. Ich bin Blogger aus Leidenschaft, schreibe über Gott und die Welt - sprich über alle Themen die für mich und dich interessant sind bzw. sein können - sodass sich unteranderem viele Tipps, Tricks, Erfahrungen und Tests in meinen Artikeln wiederfinden. In diesem Sinne: Viel Spaß beim Lesen meiner Artikel.

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